¿Es tu empresa nueva en esto del trabajo en remoto? Esto es lo que hemos aprendido en Audiense durante los últimos siete años...

Viendo que en estos momentos gran parte de las empresas han tenido que adoptar el teletrabajo durante un periodo de tiempo que aún no es certero, queremos intentar ayudaros compartiendo nuestra experiencia como equipo que trabaja en remoto desde hace años. Creemos que contamos con cierta ventaja gracias a la experiencia de tener un equipo que trabaja al 80% en remoto y este año, antes de las circunstancias actuales, ya teníamos en nuestros planes convertir a cerca del 95% de nuestro equipo en distribuido.

Más allá de los consejos que muchos profesionales ya han compartido sobre cómo trabajar desde casa, que somos conscientes de que también tiene su ciencia, desde Audiense queremos aportar nuestro granito de arena contándoos cómo llevamos haciéndolo nosotros como empresa con el equipo distribuido en varios países y en más de 15 ciudades diferentes.

Con los testimonios en primera mano de nuestros compañeros hemos querido cubrir todos estos temas:

• Cómo crear y hacer crecer un entorno y cultura de trabajo en remoto.
• Qué herramientas usamos para gestionar el día a día y los proyectos.
• Las buenas prácticas de trabajar en remoto que nos funcionan.
• Claves para gestionar equipos en remoto.

Si tu organización acaba de llegar al mundo del trabajo en remoto y no sabéis muy bien cómo moveros en este terreno, esperamos que esto os sea de ayuda!

Permítete aprender a crear un entorno y cultura de trabajo en remoto

Ante todo ¡tranquilidad! No quieras hacerlo todo bien desde el primer momento y no te angusties ni te frustres porque parezca que nada encaja al principio. Cada empresa es un mundo y necesita encontrar su propia forma de hacer que todo fluya sin fricción. Esto un work in progress continuo.

Si la flexibilidad y la adaptabilidad es algo fundamental en las empresas presenciales, en los entornos de trabajo en remoto es algo crítico. Date tiempo para aprender qué procesos funcionan mejor en tu organización.

Nosotros, a lo largo de los años hemos ido incorporando nuevas herramientas y protocolos, ¡y seguimos aprendiendo día a día! Un poco más adelante en este artículo podrás ver cuál ha sido la última acción que hemos tomado al respecto, hace apenas un par de meses.

¿Qué herramientas y cómo las usamos en Audiense para gestionar el día a día y nuestros proyectos?

Como bien dice Alfredo Artiles (Cofundador y CTO), “hace 15 años para trabajar en remoto eficientemente tenías que hacer una gran inversión en herramientas profesionales y conectividad. A día de hoy internet de alta velocidad es mainstream en el primer mundo y hay herramientas de videoconferencias y colaboración a precios muy asequibles.”

Javier Baena (Senior Backend Engineer) añade que “las herramientas son lo de menos, en realidad… Slack, Hangout, lo que sea. Las herramienta están muy vinculadas a lo que hacemos y en nuestro caso pues nos funcionan bien…”.

David Matas (App Lead Developer) comparte cuáles son las principales herramientas que utiliza nuestro equipo de desarrolladores “Utilizamos Github para gestionar los issues del proyecto. VS Code con live share, para hacer pair/mob programming. Cuckoo para establecer pomodoros. Y Rekaizen para hacer retrospectivas.”

“Slack y Meet son clave para nosotros, facilitando tanto la comunicación por escrito como por llamadas en equipo” dice Ana Vico (Product Manager) al hablar sobre la importancia de las herramientas de comunicación entre el equipo. Y sobre la gestión de proyectos desde el lado de los equipos multidisciplinares (marketing, comercial y producto) añade “Trello es muy útil para gestión de proyectos en equipo y tener visibilidad del progreso, y Google Drive como herramienta colaborativa permite mucha agilidad.”

Buenas prácticas de trabajo en remoto que nos funcionan

Reuniones diarias del equipo: todas las mañanas el equipo Comercial hace una reunión en la que cada miembro comparte lo más destacado que cada uno hizo el día anterior y cuál es la agenda y objetivos para ese día. David explica las dos reuniones diarias que hacen en Desarrollo: “Tenemos un daily meet todos los días para todo el equipo de ingeniería y producto. Es más que nada un verse las caras que algo profundo (5 minutos). También hacemos un daily meet por equipo, al menos en Apps. Este se extiende un poco más, unos 15 minutos y lo utilizamos para revisar el panel de sprint, ver en que vamos a avanzar durante el día, si necesitamos a alguien de otro equipo para resolver un bloqueo, etc.”

Pero esas reuniones tienen doble objetivo, ya que también nos permiten conectar a nivel personal. Roisin Mcnamara (Client Services) lo explica así: “nuestras reuniones diarias son una forma maravillosa de comenzar el día y también de recordarme cómo son mis colegas (y a veces sus hijos o sus amigos peludos). Los lunes siempre comenzamos comentando lo que hemos hecho durante el fin de semana… Creo que es importante porque es la clase de conversación que podrías tener con tus compañeros tomando un café o caminando cuando vas a almorzar. Nos mantiene conectados a nivel personal, lo que hace que trabajar juntos en equipo sea mucho más fácil.”

Reuniones semanales toda la empresa: Cada viernes nos juntamos virtualmente todos los miembros de la empresa, y en semanas alternas el equipo técnico y el equipo comercial compartimos los logros y proyectos desarrollados durante el último periodo. Con esto eliminamos esas posibles barreras que puedan existir entre los equipos. A veces parece que trabajamos muy en silos y lo que hacen ‘los del otro lado’ puede resultarte muy opaco.

Permitir a los demás conocer tu estatus: cuando no te puedes dar la vuelta para ver si tu compañero está en una llamada, realmente concentrado en una tarea o simplemente no está en su sitio, es fácil que puedas intentar comunicarte con él en circunstancias poco favorables. Nosotros hemos establecido un código de emojis muy sencillo para utilizar en nuestro estado en Slack y que nos ayuda a que los demás sepan sobre nuestra disponibilidad en cada momento. “Es muy útil porque sabes que la gente no te ignora cuando les escribes.”, aclara Roisin.

• Comida 🍽
• No disponible - Enfermo 🤒
• Concentrado / No molestar 🔴
• En una llamada 📞
• Desplazamientos 🚌
• No disponible 🚫

Utilizar documentos colaborativos: Luke White (Head of Partnerships) comenta que “cuando se trabaja en un proyecto en equipo o se desarrollan grandes tareas es realmente útil que todos trabajemos en una misma ‘pizarra virtual’. De esta manera puedes ver quién ha editado qué, hacer preguntas, resaltar puntos...“.

Favorecer las relaciones sociales entre los miembros del equipo: Ana destaca el papel de tener canales de temáticas no profesionales dentro de las herramientas de comunicación: “En Slack me parece muy importante tener canales con diferentes objetivos, incluidos algunos tipo #random, #Spainfamily, #films-n-tv, #de-rechupete, que den lugar a que compartamos diferentes cosas, más allá del día a día puramente profesional. Al trabajar en remoto, entablar relaciones un poco más personales se hace mucho más complicado que estando en una ofi donde puedes quedar para tomar algo, u organizar alguna actividad, así que este tipo de canales pueden ofrecer cierto acercamiento a nivel personal.”

El contacto físico también es importante: Lo dice Javier Burón (Cofundador y CEO): “el equipo Comercial nos juntamos un par de días cada dos o tres meses para ajustar las tácticas en función de los resultados y los cambios que observamos en el mercado.” “Estos workshops nos permiten intercambiar ideas y por supuesto divertirnos un poco juntos!”, dice Roisin.

El equipo de Desarrollo tiene también sus meetups trimestrales, en los que realizan actividades grupales no sólo de carácter profesional sino lúdico también. ¡No queda un escape room en Córdoba por el que no hayamos pasado! La semana pasada, debido a las circunstancias, tuvieron que hacer su meetup de forma virtual! Alfredo lo contaba en este hilo de Twitter.

Y una vez al año: ¡AllHands! La plantilla al completo compartimos unos días de convivencia, sesiones creativas, actividades de teambuilding y buena comida! Todo suma para hacernos sentir parte de un equipo que para muchos es ya familia.

Claves para gestionar equipos en remoto

Algo que es un gran reto para las organizaciones que tienen a su equipo distribuido, más allá de la gestión de los proyectos es la gestión de las personas. Para nuestros managers y líderes de equipos hay algunos aspectos que son claves y así nos lo explican.

Confianza

Es el pilar fundamental para Javier Burón: “el trabajo remoto sin confianza es imposible, así que todo comienza en el proceso de reclutamiento. Has de asegurarte de marcar todos los tics de lo que significa la confianza para ti.”

Autonomía

“Cada miembro del equipo ha de tener claro sus objetivos y tareas así como disponer de las herramientas e información para llevarlas a cabo”, explica Alfredo. “A diferencia de la oficina donde con solo girar tu silla puedes conseguir la información que necesitas, estando en remoto si cada media hora te encuentras con un bloqueo que requiere esperar a la respuesta de otros vía chat/email puede llegar a ser muy frustrante e invitar a hacer muchas cosas en paralelo y perder el foco”.

Liderazgo, no micro-management.

“Necesitas comunicar a los miembros de tu equipo qué se espera de ellos. Si no se lo comunicas, pueden encontrarse perdidos”, comenta Juan Fernández (Head of Product). Y continúa: “el equipo de management tiene que tener claros los objetivos y explicarlos claramente a los miembros de su equipo. Hace falta liderazgo. No micromanagement.”

Alfredo lo secunda “Como manager estando en remoto tienes que asumir que tu equipo está al 100% enfocado en cumplir sus objetivos. Tu rol consiste en ayudarles a definir sus objetivos y eliminarles cualquier bloqueo que les impida alcanzarlos.”

Cultura

“Creo que la cultura está en los detalles. Cuando eres remoto, debes pensar realmente cómo puedes aplicar estos detalles en sistemas remotos y tus procesos de trabajo”, plantea Javier Burón. Y Alfredo añade “Si uno está en remoto todos estamos en remoto. Me explico: cuando un equipo no está distribuido al 100% es muy fácil que ocurran conversaciones de pasillo que generan contextos que luego no tendrán el resto de miembros del equipo en las reuniones en las que sí estén presentes. Es importante que toda la información fluya de manera escrita.”

Reuniones 1:1

“Estando en remoto si no se establecen espacios para comentar frustraciones personales, aspiraciones, dar feedback, etc., en cuestión de un mes la cultura de tu empresa podría haber ido al garete y no te has enterado. Cuánto más frecuente puedas tener reuniones uno a uno con tu equipo más cercano al tiempo real será el pulso”, comenta Alfredo.

“Mantener la motivación y la moral cara a cara es fácil; les ves, es más palpable. El lenguaje corporal dice mucho”, explica Juan. Y continúa: “Como líder de equipo es necesario estar especialmente atento y pedir feedback constantemente. Para eso las reuniones son importantes, sobre todo las reuniones one to one viendo la cara de tu interlocutor. La técnica del semáforo nos funciona fenomenal tanto en sesiones individuales como grupales, es una forma fácil y muy gráfica de explicar cómo nos encontramo y los motivos.”

Alguien que cuide de todos

Recientemente hemos incorporado un nuevo rol que cuidará del bienestar de todos los miembros del equipo. Ella, Saman Bathi (Operations Manager y Chief of Staff) es quien mejor lo explica: “Al asumir las responsabilidades de jefe de personal la prioridad es asegurarme de que cada empleado esté funcionando de la mejor manera posible en un entorno propicio. Especialmente ahora más que nunca a medida que la empresa se transforma en una organización de trabajo totalmente remota”. Y continúa: “las reuniones 1:1 han de ser obligatorias, son necesarios planes de desarrollo, controles de bienestar de recursos humanos, encuestas anónimas (salud mental, productividad semanal, comentarios del equipo) y reuniones regulares del equipo.”

Esperamos que nuestra experiencia os sirva de ayuda para estos tiempos en los que el trabajo en remoto se ha convertido en una necesidad. Por favor, comparte con nosotros cualquier duda, sugerencia o idea que tengas, aquí abajo en los comentarios o en Twitter!